Неожиданные гости в офисе

Организация приема деловых партнеров компании, как правило, не представляет особой сложности. Обычно руководитель, либо кто-то по его поручению договаривается о дате и времени проведения встречи, и партнеры приезжают к назначенному времени.

Задачи секретаря - зафиксировать дату и время встречи, подготовить необходимые материалы по поручению руководителя, встретить и проводить гостей.

Хорошим тоном считается встретить гостей у входа в здание, на пункте охраны или на ресепшн и проводить в приемную. Желательно, чтобы гостю не нужно было ждать у входа - секретарь уже должен ждать гостей у входа в назначенное время. При встрече нужно уточнить, тот ли это человек, которого вы встречаете: "Иван Иванович? Здравствуйте". После приветствия нужно представиться ("Я - Вера, секретарь Ирины") и предложить следовать за вами ("Пойдемте, я вас провожу"). На этом первая часть встречи практически заканчивается - не нужно досаждать гостю разговорами и расспросами, это не дело секретаря.

Сложнее обстоят дела с группой посетителей под условным названием "продавцы". Особенно от них страдают секретари компаний, где нет охраны и службы ресепшн. Не стоит рассматривать "продавцов" как абсолютное зло (с соответствующим выражением лица и репликами). В любом случае ваше поведение - это имидж компании, пусть даже и в глазах случайного посетителя. Поэтому, прежде всего, сохраняйте доброжелательность и спокойствие. И потом, некоторые "продавцы" действительно могут пригодиться вашей компании, если не сегодня, то в будущем.

Поэтому разумнее всего с незапланированными посетителями вести себя следующим образом:
- Поздороваться, уточнить имя посетителя и цель его визита - это позволит вам сразу взять инициативу в свои руки ("Добрый день, представьтесь, пожалуйста, и скажите, по какому вы вопросу").
- Выслушав посетителя, вежливо прервите его, если он с ходу начнет расхваливать свой товар, и постарайтесь завершить контакт ("Спасибо, я поняла, вы из компании "Трубочист". В настоящее время мы в ваших услугах не нуждаемся").
- Если "продавец" попадется настойчивый, то на этом он не успокоится и попытается продолжить разговор, поэтому нужно еще раз завершить контакт, но более настойчиво ("Хорошо, я понимаю. Как я уже сказала, мы пока не нуждаемся в таких услугах, но возможно в будущем эта информация нам и пригодится. Оставьте рекламные материалы, я передам их на рассмотрение").

Все сложные нюансы в работе секретарей и личных помощников будут рассмотрены на известном семинаре Роговой А.В. "Профессиональный помощник руководителя"
Семинар состоится в Екатеринбурге 6-7 ноября 2008г.
Рогова А.В. (г. Москва) - ведущий преподаватель кафедры менеджмента Всероссийского государственного института кинематографии им. С.А. Герасимова (ВГИК).

Регулярно проводит семинары для руководителей Аппарата Правительства г. Москвы, в Высшей школе секретарей при Дипломатической академии Министерства иностранных дел РФ. Постоянный автор статей по деловому общению. Соавтор книги "Деловой протокол и этикет".

Подробная программа
Только для тех, кто уже прошел обучение на семинаре "Профессиональный помощник руководителя" новый тренинг Роговой А.В. "Правила, которые создают репутацию. Деловой этикет".

Организатор - компания "Интеллект Кэпитал"
Телефон (343) 380-02-52, 380-02-51
www.intellect-capital.ru