Бизнес невозможен без бухгалтерии, но не каждая компания готова принять в свои ряды штатного сотрудника. Поэтому часто фирмы заключают договор со специалистами на аутсорсинге, и здесь важно сделать грамотный выбор. Стоит ли доверять работу с финансами «домашнему» бухгалтеру, который работает сам на себя? Как определить уровень квалификации и надежность сотрудника? На эти вопросы ответили управляющие партнеры компании «Врублёнка» Наталья и Кирилл Куликовы. С 2017 года супруги помогают российскому бизнесу держать цифры в порядке и за годы работы определили основные боли предпринимателей.
Популярные ошибки при выборе бухгалтера на удаленке
Хаос в бюджетных вопросах у компании возникает, как правило, в двух случаях: если бизнесмен сам ведет бухгалтерию, не разбираясь в этом и не уделяя достаточного количества времени, или же отдает ее неквалифицированному специалисту на дому. При этом чаще всего решающим фактором при найме сотрудника становится низкая стоимость его услуг, несоизмеримая с зарплатой бухгалтера в офисе на полный рабочий день.
— Специалист на дому не может полноценно существовать на деньги, которые он получает от одной фирмы, поэтому ищет еще компании на сопровождение. В среднем у одного бухгалтера может быть в обслуживании около 20 юрлиц, — рассказывает Кирилл Куликов. — Каждый клиент для него — просто подработка. А заметная нагрузка без системного подхода приводит к ошибкам в работе или упрощению учета для сокращения ручного труда. Бухгалтер попросту начинает экономить на своих ресурсах. Кроме того, если он, например, заболеет, то вся работа останавливается, ведь его некем заменить.
Еще одна крупная проблема — отсутствие лицензированного программного обеспечения. У бухгалтера на дому, скорее всего, есть только одна программа 1С, в которой он ведет всех клиентов.
— Когда предприниматель хочет забрать свои данные, копию учетной базы ему не отдают, потому что технически очень сложно выгрузить из 1С только одну компанию, — добавляет Наталья Куликова. — Стоимость восстановления данных начинается от 50 000 рублей.
«Домашнего» бухгалтера невозможно проверить, он избегает ответственности за просрочки по отчетности, не дает гарантий и не платит штрафы. Именно на это чаще всего жалуются предприниматели.
Простые способы проверить бухгалтерскую компанию
Бизнесмены, которые решили сотрудничать с полноценной бухгалтерской компанией, тоже не могут быть на 100% уверены в ее надежности. Но, следуя базовым правилам, можно проверить такую фирму перед подписанием договора.
— Во-первых, обращайте внимание на наличие внутренней таск-системы. CRM должна быть своя или арендованная. Никаких Exсel-таблиц! Если нет СRM, о вас точно забудут. Вашу проблему не делегируют быстро и корректно, если выделенный под ваши задачи бухгалтер заболеет или уйдет в отпуск, — комментирует Кирилл Куликов.
Во-вторых, в договоре должен быть пункт о штрафах. Это мотивирует бухгалтерскую компанию к улучшению внутренних процессов. Также важно смотреть на наличие страховки. Это означает, что фирма понимает свои риски и готова нести дополнительные расходы, чтобы снизить их.
Кроме того, всегда можно заглянуть в отзывы. Конечно, по ним не выстроится полная картина, ведь чаще всего обратную связь дают недовольные клиенты. Тем не менее, если негатива очень много, будет повод задуматься, стоит ли начинать сотрудничество.
Компания, которой можно доверять
— Во «Врублёнке» мы создали собственную систему управления, интегрированную с CRM. Это позволяет существенно снизить ошибки, связанные с человеческим фактором, — рассказывает Кирилл Куликов. — Большая база данных содержит всю необходимую информацию о бизнесе клиента, данные с CRM обновляются в реальном времени, и для этого не требуется специальное оборудование. Наша система охватывает весь процесс сопровождения клиента, начиная от знакомства и заканчивая полным комплексом бухгалтерского обслуживания под ключ. Это регистрация бизнеса, открытие расчетного счета, кадровый и бухгалтерский учет.
Информационные системы позволяют соблюдать строгий регламент с конкретными ответственными и четкими крайними сроками. Кроме того, «Врублёнка» арендовала серверы в российском дата-центре, копии информации хранятся минимум две недели, поэтому клиент без проблем может их получить.
Большое внимание в компании уделяют и персоналу. Во «Врублёнке» работают квалифицированные специалисты с опытом из различных сфер деятельности, поэтому они являются экспертами в торговле, образовании, производстве и других направлениях бизнеса. Если кто-то из бухгалтеров уходит на больничный, его подменят в течение получаса — клиент этого даже не заметит.
— При возникновении любых вопросов можно обратиться к специалистам техподдержки, они помогают и обучают при необходимости. Мы стараемся работать как единое окно, — добавляет Наталья Куликова. — Кроме того, мы застраховали свою деятельность. Если сделаем ошибку, то сами платим штрафы, которые получает наш клиент.
«Врублёнка» — такое название легко запомнить, оно выделяется среди скучных наименований других бухгалтерских фирм.
— Мы стараемся врубаться в процесс, смотрим, какой бизнес у клиента, вникаем в его суть, разбираемся и ведем бухгалтерию. Мы пытаемся быть больше чем просто бухгалтерами. А еще наше название напоминает о финансах и ассоциируется с рублем, — говорит Кирилл Куликов. — Вы «врубаете» нашу систему, как тумблер, — и «Врублёнка» спасает вашу бухгалтерию!
Приближается конец года, а вместе с ним и квартально-годовая отчетность, поэтому уже пора задуматься о выборе бухгалтера. Чтобы получить больше информации об услугах «Врублёнки», свяжитесь с компанией по телефону (343) 361-01-69 или приходите по адресу: ул. Добролюбова, 16/2, 10-й этаж, оф. 10.15.
ИП Куликов Кирилл Борисович, vrublenka.com
